Die Verwaltung vertritt in erster Linie die Gemeinschaft gegen aussen. Für alle Belange ist sie also die erste Ansprechstelle. Sie veranlasst und überwacht beschlossene Arbeiten, überwacht aber auch, ob die Stockwerkeigentümer ihren Pflichten nachkommen.
Die Verwaltung überwacht den Zustand der Objekte, ordnet dringende Massnahmen an, bezahlt Rechnungen, zieht Beiträge der Eigentümer ein, beruft Versammlungen ein und leitet diese. Alle diese Aufgaben werden im schriftlichen Auftrag festgehalten, ebenso, bis zu welcher Summe die Verwaltung alleine handeln darf.
Im Weiteren kann die Verwaltung beigezogen werden, wenn Konflikte zwischen einzelnen Eigentümern bestehen. Zur Grundaufgabe gehört dies jedoch nicht. Alle Aufgaben, die nicht übliche Verwaltungshandlungen sind und nicht explizit im Auftrag stehen, müssen also separat entschädigt werden.
Die Verwaltung hat sehr grosse Kompetenzen. Dabei geht manchmal seitens der Verwaltung vergessen, dass die Eigentümer die Auftraggeber sind. Es gibt durchaus „schwarze Schafe“ in der Branche, die einfach über die Köpfe der Eigentümer hinweg handeln, ohne deren tatsächliche Bedürfnisse zu berücksichtigen. Der Verwalter muss jedoch Rechenschaft gegenüber der Gemeinschaft ablegen und klare Weisungen und Wünsche der Eigentümer berücksichtigen.
