In Graubünden wurde Stockwerkeigentümern mit einem Sondernutzungsrecht an ihren Gartensitzplätzen an einer Versammlung das Erstellen von Wintergärten erlaubt. Die Wintergärten entsprachen jedoch in den Augen der Mehrheit nicht den Abmachungen und so wurde an einer zweiten Versammlung der Rückbau der neu erstellten Wintergärten verlangt. Die betroffenen Eigentümer gingen vor Gericht, unterlagen jedoch.

Der Grund dafür war, dass die Stockwerkeigentümer mit den Wintergärten (Kläger), welche die Beweislaust auferlegt erhielten, nicht beweisen konnten, dass sie den Rahmen des Protokollbeschlusses eingehalten haben. Das Fazit respektive die Empfehlung daraus ist:
Gefasste Beschlüsse müssen grundsätzlich protokolliert werden, ansonsten sind diese nichtig.

Der Wortlaut der Beschlüsse sollte dabei so präzise wie möglich sein. Es empfiehlt sich weiter, das genaue Abstimmungsergebnis mit den Zustimmungen, Ablehnungen und Stimmenthaltungen unter Angabe der einzelnen Kopfstimmen und Wertquoten festzuhalten. Erwähnt sein muss auch, ob das damit verbundene Quorum (je nach Reglement einfaches Mehr, qualifiziertes Mehr oder der Einstimmigkeit) erreicht wurde und die Beschlussfähigkeit gegeben war.

Weitere gesetzliche Vorgaben gibt es nicht. Der Wille der Stockwerkeigentümerversammlung kann aber sicherlich mit einem Wort- oder Verhandlungsprotokoll noch besser dokumentiert werden.

Zumindest bei wichtigen Traktanden ist eine sorgfältige Protokollierung von grosser Beratung!